Importante: Evitar los "Bloopers" en los eventos de vino (Parte I)

Cada día es más común la realización de eventos de vinos armonizados con lo primero que se nos cruce por la mente. Y es que el vino es así, totalmente combinable con todo lo relacionado con el hombre, su vida y cultura, independientemente del país donde viva. Hay tantos vinos que la eternidad no alcanzaría para agotar estos recursos.

Organizar un evento debe estar lleno de checks lists, ya que son miles de detalles que, por el tiempo, la emoción, desorganización, y sobre todo el asumir que “eso le toca a otro”, no se logra plasmar en la realidad lo que se tenía en expectativas.

Quise entonces hacer un recuento de detalles que he visto escapar constantemente en la organización y realización de estos eventos, siempre con la mejor intención de mejorar dichos espacios de encuentro para todos los asistentes. Escribiré de acuerdo al orden de cómo me vayan viniendo a la mente.

1) Locación. Para este punto debemos ya tener claro que es lo que queremos hacer, cuantas personas asistirán, cuánto tiempo tomara llegar al lugar y la duración del evento. Ya en el lugar, es recomendable tomar en cuenta los siguientes aspectos:

 Temperatura de la sala. Asegurarse de encender el aire con anticipación si es el caso.

 Sillas y mesas. Es importante tomar en cuenta que ninguno de estos elementos bailen, ya que es muy incomodo para los asistentes colocar las copas en una mesa tambaleante o una sentarse en una silla que cojea. De igual manera, la pulcritud del mantel es fundamental, fijarse que no esté ni manchado ni con huecos, ni quemaduras.

 Fondo musical. Hay momentos donde es agradable tener un hilo musical adecuado al evento. En ocasiones se torna insoportable la música inapropiada y el volumen estridente o el extremo de no escuchar nada.

 Humo y Ruidos. Si es un sitio cerrado tomar en cuenta que los extractores funcionen. De igual manera importantísimo es que en el salón o lugar no lleguen ruidos molestos de otras actividades cercanas.

 Limpieza, pintura de las paredes y luces. Cuidar estos detalles, asi sean los mas mínimos dará la sensación de tranquilidad y confirmara el respeto y la importancia de los invitados al evento. Un lugar sucio y con los bombillos quemados, da muy mala impresión.

 Baños. Tanto la limpieza como la ubicación y cantidad deben ser atendidos como prioridad, antes y durante el evento. Un baño en malas condiciones en la mitad de un evento es un caos total para los invitados. Nunca debe faltar papel higienico, ni las papeleras pueden estar llenas.

 Botiquín de auxilios y sistema de emergencia. Todo evento debe tener artículos de primeros auxilios, como analgésicos, bandaids, alcohol, algodón etc, así como un sistema de emergencia y/o evacuación en orden para cualquier imprevisto.

 Paraguas. En el trópico donde el clima se torna impredecible es un detalle importante tener suficientes paraguas para acompañar y/o trasladar a los invitados.

2) Audiovisuales. En todo evento publico es fundamental tener cubiertas las necesidades audiovisuales tales como micrófonos y cornetas, fotógrafos profesionales, luces, etc. En el mundo actual lleno de herramientas 2.0, prácticamente nos obligan a cubrir con la mayor cantidad de información los eventos, para de esta manera mercadearlos eficientemente. En este caso tomar en cuenta lo siguiente:

 Reconfirmar la contratación de audiovisuales. Llamar para asegurarse que todo estará presto y en orden a la hora indicada es un paso que JAMAS debe ser asumido. Debemos confirmar la requisición y la hora de llegada, preferiblemente con suficiente antelación para prevenir cualquier problema.

 Ensayo del evento. Sin ensayo nada sale bien NADA. Por lo esta razón, tanto los técnicos audiovisuales como los participantes y moderadores están en la obligación de practicar los diálogos antes de cada presentación.

 Fotógrafos y Camarógrafos. La ubicación de los mismos debe ser cómoda, tanto para ellos como para los invitados.

3) Personal de servicio. Es un tema que tiene muchas debilidades en este país, sin embargo tomando las previsiones necesarias, dejando a un lado la improvisación y tomándonos el tiempo para contratar gente capacitada y son vocación de servicio, se puede marcar tal diferencia y el evento daría de que hablar, de manera positiva. Para este aspecto sugiero tomar en cuenta lo siguiente:

 Selección. Trabajar con profesionales, personas saludables y sonrientes, será la clave del éxito. No es necesario que tengas títulos honoríficos, pero si es fundamental que sean proactivos, dinámicos, y con vocación. Es difícil encontrarlos, por esto cuando los consiga hagan su mejor esfuerzo por forjarlos y apoyarlos en su crecimiento profesional.

 Capacitación. Contratar personal y que lleguen justo a la hora de comenzar el evento, es prácticamente imposible que se les pueda orientar en lo que tengan que hacer. Pautar su llegada un par de horas antes es lo recomendable. Cuidar los detalles debe ser su norte, mientras más personas estén pendientes de los mismos, mejor será el desarrollo del evento. Recuerden ningún comentario o sugerencia sobra a la hora de explicar que es lo que deben hacer, es mejor pasar por repetitivos que pecar por omisión.

 Estética y limpieza. Un personal pulcramente uniformado siempre dara mejor impresión que alguien vestido de particular. Camisas planchadas, aseo personal, y orden en la imagen, no puede pasar por desapercibido.

 Seguridad. Tener personal de seguridad desde una pequeña cata, hasta un gran evento es importante, ya que el vino por ser bebida alcohólica, puede si se abusa de su consumo, provocar alguna alteración en el evento.

Hay muchos otros detalles en un evento, pero estos 3 puntos básicos serán un comienzo interesante para cuidar a los preciados asistentes. El vino es la única bebida que tiene como principal finalidad dar placer a quienes lo consumimos; Placer, por que el vino es la única bebida natural capaz de satisfacer nuestros cinco sentidos.

Sin llegar a ser ortodoxa, cuando cuidamos todos los detalles antes mencionados, los invitados y asistentes al evento (pequeño o grande), pondrán sus cinco sentidos en donde deben estar: en el VINO, y no en detalles que por descuido se escaparon de las manos.

Han un refrán apropiado para el tema, y dice: “El que no sabe para donde va, no hay camino que lo lleve”. Así que con estos pequeños consejos, espero poder contribuir con el crecimiento de este mundo maravilloso del vino. Santé.

(Continuará...)